Huishoudelijk reglement

TITEL 1: VERHOUDING VeBeS VZW EN BLINDENZORG LICHT EN LIEFDE VZW

Artikel 1

VeBeS streeft – in wederzijds respect - de best mogelijke samenwerking na met Blindenzorg Licht en Liefde (BLL) vzw. BLL verschaft mee de noodzakelijke ondersteuning tot verwezenlijking van de doelstellingen van VeBeS.
In de praktische werking is overleg en coördinatie tussen VeBeS en BLL onontbeerlijk. Dit krijgt vaste vorm door middel van een regelmatig overleg tussen het dagelijks bestuur en de directie Enerzijds en het SOV (Strategisch Overleg Verenigingen) anderzijds. Bij het SOV worden ook de netwerkpartners van Licht en Liefde (St-Rafael en Licht en Liefde Heem) betrokken.
Om deze samenwerking te bestendigen en om de belangen van haar doelgroep te behartigen, streeft VeBeS ernaar zoveel mogelijk te voldoen aan volgende afvaardiging:
De voorzitter van VeBeS en minstens één bestuurslid per regio worden voorgedragen voor de algemene vergadering van alle partners van het netwerk Licht en Liefde. Minstens de VeBeS-voorzitter wordt voorgedragen als lid van de raad van bestuur van alle partners van het netwerk Licht en Liefde. De raad van bestuur van VeBeS, in overleg met de regionale besturen, draagt de kandidaturen voor.
In alle organen van VeBeS kan een vertegenwoordiger van BLL een goede samenwerking verstevigen.

TITEL 2: LEDEN EN TOEGETREDEN LEDEN

ARTIKEL 2

Conform de wettelijke terminologie, maken wij een onderscheid tussen leden en toegetreden leden.
Leden, hiermee wordt bedoeld leden van de algemene vergadering, hebben alle gebruikelijke rechten en plichten van een lid van een vzw.
Toegetreden leden en toegetreden sympathiserende leden zijn alle personen die GEEN lid zijn van de algemene vergadering, m.a.w. iedereen die zijn lidgeld heeft betaald maar geen bestuursfunctie uitoefent.
De wetgever specificeert dat de rechten en plichten omschreven in de wet niet van toepassing zijn op de (sympathiserende) toegetreden leden. Hun rechten en plichten worden bepaald in de statuten.

TITEL 3: REGIONALE WERKING

ARTIKEL 3

VeBeS berust op regio’s met hun eventuele afdelingen. Elk (sympathiserend) toegetreden lid is vrij de regio en/of de eventuele afdeling te kiezen waartoe hij/zij wenst te behoren.
De toegetreden leden van VeBeS worden in de algemene vergadering vertegenwoordigd door hun regionaal bestuur.
Op dit ogenblik zijn er zes regio’s:

  • Regio Antwerpen, met secretariaat te Antwerpen;
  • Regio Brussel en Halle-Vilvoorde met secretariaat te Brussel;
  • Regio Limburg, met secretariaat te Hasselt;
  • Regio Oost-Vlaams-Brabant, met secretariaat te Leuven;
  • Regio Oost-Vlaanderen, met secretariaat te Gent;
  • Regio West-Vlaanderen, met secretariaat te Varsenare.

Afdelingen zijn er bij:

  • Regio Antwerpen: Antwerpen, Heist-op-den-Berg, Mechelen en Turnhout.
  • Regio Oost-Vlaanderen: Aalst-Ninove en Gent-Sint-Niklaas.
  • Regio West-Vlaanderen: Noord-West-Vlaanderen en Zuid-West-Vlaanderen

Regio’s en afdelingen kunnen slechts opgericht of opgeheven worden met toestemming van de raad van bestuur.

ARTIKEL 4: BESTUURSVERKIEZINGEN

Enkel personen met een visuele handicap vanaf achttien jaar die minstens één jaar toegetreden lid zijn, kunnen hun kandidatuur indienen. Hun kandidatuur geldt voor de regio die zij kiezen.
De kandidaat mag géén beleidsfunctie hebben in een gelijksoortige vereniging als VeBeS.
Slechts één lid per gezin kan zich verkiesbaar stellen. Onder gezin begrijpen we enerzijds onder hetzelfde dak wonen, anderzijds familieleden van de eerste en tweede graad. Zij kunnen geen kandidaat voor een bestuursfunctie in dezelfde regio zijn, in verschillende regio’s kan wel. Indien meerdere leden van één gezin in verschillende regio's een mandaat opnemen, kan slechts één van hen zetelen in de raad van bestuur.

De kandidaturen moeten schriftelijk of per e-mail ingediend worden t.a.v. de voorzitter op de hoofdzetel van onze vereniging.
De kandidatuurstelling bevat volgende gegevens: naam, voornamen, volledig adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres (indien mogelijk), geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer, vorm van visuele handicap, leesvorm, regiokeuze, beroep en motivatie om lid te worden van onze vereniging. Bij kandidaatstelling voor verlenging moeten deze gegevens niet meer opgegeven worden. Enkel wijzigingen worden vermeld.
Ze zijn slechts geldig na goedkeuring door de raad van bestuur. De raad van bestuur kan inlichtingen inwinnen over de kandidaat-bestuursleden.
De verkiezingen vinden om de vier jaar plaats per regio, tijdens een of meer bijeenkomsten, gehouden in de diverse afdelingen. De verschillende bijeenkomsten moeten in een zo kort mogelijke tijdspanne gebeuren, vast te stellen door de raad van bestuur.
Tijdens de verschillende verkiezingsbijeenkomsten kiest men telkens voor alle kandidaten van de regio. De kandidaten kunnen zichzelf kort voorstellen (maximum 2 minuten).
Wanneer in een regio het aantal kandidaat-bestuursleden gelijk is aan het aantal te begeven mandaten, dan moeten er geen verkiezingen worden georganiseerd.
Indien een bepaalde afdeling geen verkozen bestuurslid heeft kan het regionaal bestuur een extra bestuurslid ter coöptatie laten voordragen bij de raad van bestuur die deze afdeling zal vertegenwoordigen.

ARTIKEL 5

Enkel alle toegetreden leden zijn stemgerechtigd vanaf zestien jaar. Een lid of toegetreden lid kan slechts stemmen of zich laten vertegenwoordigen in de regio waartoe hij/zij behoort.
Bij de stemming zijn enkel die omslagen geldig waarin niet meer naambriefjes zitten dan het aantal te kiezen bestuursleden. Minder mag wel. Gelijknamige briefjes maken de volledige omslag ongeldig.
Een toegetreden lid kan zich door een ander toegetreden lid laten vertegenwoordigen. Iedereen kan echter slechts één ander lid of toegetreden lid bij schriftelijke volmacht, ook per mail of in het brailleschrift, vertegenwoordigen. Het volmachtformulier dient zowel door de volmachtgever als door de volmachtdrager ondertekend te zijn. Volmachten per mail worden minstens vijf dagen voor de verkiezingsdatum gestuurd naar het adres van de regio.

ARTIKEL 6: SAMENSTELLING

Het regionaal bestuur bestaat uit één (verkozen) bestuurslid per honderd toegetreden leden. Het telt minimum 3 bestuursleden maar met bij voorkeur een minimum van vijf om een efficiënte werking te bestendigen. De bestuursleden worden verkozen voor een termijn van vier jaar en zijn herverkiesbaar.
Om per regio na te gaan op hoeveel (verkozen) bestuursleden men recht heeft, telt het aantal toegetreden leden van de regio op 31 augustus, voorafgaand aan de indiensttreding van de nieuw verkozen besturen. Overal vormen de niet-verkozenen een reserve die in volgorde van stemmenaantal, bij overlijden of ontslag, het vrijgekomen mandaat overnemen.
Bij het ontbreken van een dergelijke reserve in een regio, mag een nieuwe kandidaat worden gezocht die, na goedkeuring door de raad van bestuur extra gecoöpteerd kan worden om het open gekomen mandaat te beëindigen.
De kandidaat-bestuursleden mogen als waarnemend bestuurslid met een louter adviserende bevoegdheid aangetrokken worden. Hun kandidatuur moet na drie maand samenwerking ook door de raad van bestuur worden goedgekeurd en na minimum 6 maand medewerking omgezet in een benoeming of coöptatie.
Eens een bestuur is samengesteld, kan het autonoom beslissen of het mensen ter coöptatie voordraagt aan de RVB. Het regionaal bestuur kan steeds andere bestuursleden, blinden of zienden, door de raad van bestuur laten coöpteren, maar het aantal gecoöpteerde bestuursleden mag niet hoger zijn dan één derde van de verkozen bestuursleden. Gecoöpteerde bestuursleden hebben dezelfde rechten en plichten als hun verkozen collega’s.
Het regionaal bestuur kan gemachtigden, deskundigen of adviseurs aanstellen om onder haar leiding bepaalde taken uit te voeren. Zij hebben echter geen stemrecht. Ook hiervoor is de toestemming van de raad van bestuur vereist. Alle machtigingen lopen ten einde bij het verstrijken van de legislatuur.
Wanneer een gemachtigde aangesteld wordt om betalingen te doen, is er per handeling een schriftelijke (ook mail) goedkeuring van de penningmeester of volmachtdrager van het bestuur vereist.

ARTIKEL 7: WERKWIJZE

Het regionaal bestuur kiest uit haar leden een voorzitter, eventueel één of meer ondervoorzitters, een secretaris en een penningmeester. Gecoöpteerde leden maken geen aanspraak op de functie van voorzitter of ondervoorzitter. Het mandaat van secretaris en penningmeester mag gecumuleerd worden.
De voorzitter of de secretaris roept het regionaal bestuur bijeen.
De voorzitter zit de vergadering voor. In geval van zijn/haar afwezigheid wordt hij/zij vervangen door de oudste aanwezige ondervoorzitter of, bij gebrek aan ondervoorzitter(s) door het oudste aanwezige bestuurslid.
Het regionaal bestuur kan slechts geldig beslissen indien ten minste de helft van de bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien dit quorum niet wordt bereikt, kan een nieuwe bestuursvergadering worden bijeengeroepen met dezelfde agenda, die geldig zal beraadslagen en beslissen indien ten minste twee bestuursleden aanwezig zijn.

De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid: dit is de helft plus één. Onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt, doorslaggevend.
Ieder bestuurslid kan volmacht geven om hem/haar op een vergadering van zijn regionaal bestuur te vertegenwoordigen. Hierbij worden de bepalingen van artikel 13 gevolgd. Niemand mag over méér dan één volmacht beschikken.

ARTIKEL 8

Om tegemoet te komen aan specifieke behoeften, kan VeBeS haar ledenwerking uitsplitsen in kleinere werkgroepen. Deze werkgroepen zijn echter steeds onderworpen aan het gezag van het BESTUUR waardoor ze zijn opgericht.

ARTIKEL 9: BEVOEGDHEID

Regionale besturen vergaderen regelmatig en zijn bevoegd voor alle zaken die de toegetreden leden en de leden van de regio aanbelangen.
De regionale besturen moeten steeds rekening houden met de richtlijnen gegeven door de algemene vergadering, de raad van bestuur en/of het dagelijks bestuur van de vereniging.
Bij voorkeur de secretaris, maakt van elke vergadering een verslag en bezorgt dit aan alle bestuursleden, de overige deelnemers aan de vergadering, het VeBeS-secretariaat en aan de voorzitter van VeBeS vzw.
Het exemplaar dat aan het secretariaat wordt bezorgd, dient ondertekend te zijn door een aanwezig bestuurslid.
De door de regio aangetrokken gelden dienen beheerd te worden volgens de richtlijnen, gegeven door de raad van bestuur.
Voor uitgaven die tienduizend euro overschrijden, dient toestemming gevraagd aan de raad van bestuur.

TITEL 4: RAAD VAN BESTUUR

ARTIKEL 10

Twee van de bestuursleden vertegenwoordigen hun regio in de raad van bestuur, en per regio wordt één vervanger aangeduid. Deze neemt de plaats in van een regiovertegenwoordiger indien deze zijn mandaat stopzet. Er wordt dan voor die regio een nieuwe vervanger aangeduid.
Het regionaal bestuur draagt haar kandidaten voor bij de algemene vergadering.

TITEL 5: NOG ENKELE ALGEMEENHEDEN

ARTIKEL 11

Voor de regionale besturen:
Ten aanzien van derden is VeBeS voor financiële zaken die de 2500 euro overschrijden slechts geldig verbonden door de gezamenlijke handtekening van twee regionale bestuursleden, volmachtdragend in de regio. Voor bedragen kleiner dan of gelijk aan 2500 volstaat de handtekening van één regionaal bestuurslid.
Voor de raad van bestuur:
Ten aanzien van derden is VeBeS voor financiële zaken die de 100.000 euro overschrijden slechts geldig verbonden door de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders. De VeBeS penningmeester of een ander volmachtdragend bestuurder door de Raad van Bestuur aangeduid, kunnen alleen rechtsgeldige financiële handelingen stellen tot 100.000 euro.

ARTIKEL 12

Behoudens de algemene vergadering kunnen naast alle bestuursorganen van VeBeS in geval van nood ook alle werkgroepen, commissies, enz. telefonisch of op een andere elektronische wijze vergaderen.
Daarvan moet echter wel een verslag gemaakt worden dat op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd wordt.
Besluiten over personen worden in alle bestuursorganen bij geheime stemming genomen.

ARTIKEL 13

Ieder lid kan aan een ander lid van dezelfde vergadering volmacht geven om hem/haar tijdens de vergadering te vertegenwoordigen. Dit gebeurt op een schriftelijke wijze – ook per mail of in het brailleschrift. Het volmachtformulier dient zowel door de volmachtgever als door de volmachtdrager ondertekend te zijn. Volmachten per mail worden minstens 1 dag voor de vergadering gestuurd naar het adres van de regio. Niemand mag over méér dan één volmacht beschikken.

ARTIKEL 14

Zaken die niet door de statuten of door het huishoudelijk reglement geregeld zijn, moeten steeds aan de raad van bestuur voorgelegd worden.
De raad van bestuur zal oordelen of zij wettelijk gezien een beslissing kan nemen ofwel dat zij de zaak dient door te verwijzen naar de algemene vergadering.
In dringende gevallen neemt de raad van bestuur een voorlopige beslissing die in de eerstvolgende algemene vergadering ter discussie wordt gesteld.

Goedgekeurd op de algemene vergadering van 25 maart 2016 te Gent